• slider

​Làm thế nào quản lý email một cách hiệu quả?

Trong cuộc sống mỗi người đều có những may mắn nhất định, có nắm giữ được không hay để tuột mất câu trả lời nằm chính ở bạn. Trong quá trình lập nghiệp chắc chắn ai cũng hơn một lần nhận được sự giúp đỡ của người khác. Đó có thể là sự giới thiệu bạn tới những doanh nghiệp mà bạn mong muốn được hợp tác. Vậy làm thế nào để biến mối quan hệ từ sự giới thiệu trên email ấy thành mối quan hệ hợp tác ngoài đời thực? Sau đây là những kinh nghiệm để bạn có thể xử lý tình huống một cách dễ dàng.
Với một lượng email hàng ngày hay hàng tuần từ công việc, email cá nhân, mail quảng cáo sẽ gia tăng liên tục và đầy ấp hộp thư của bạn. Vậy thì làm thể nào để quản lý email một cách hiệu quả?

Dưới đây là một số giải pháp dành cho bạn:
 

Công cụ quản lý mail
Công cụ quản lý mail.

Công cụ quản lý email thường dùng là MS Outloook cũng cấp khả năng phân loại tự động khi có email đến. Đối với chức năng này, trước hết bạn cần phân loại các email thành nhiều nhóm, trong mỗi nhóm bạn tạo một folder cho chúng thật rõ ràng.

VD: Cá nhân:  để lưu các email không liên quan đến công việc. Công ty: lưu các email giao dịch nội bộ. Xếp: lưu các email của xếp gởi đến. Đối tác: lưu các email đối tác. Đang giao dịch: lưu các email liên quan đến những việc đang phải giải quyết. Dự án ABC: lưu email riêng của dự án… và tương tự với các folder đó bạn có thể tạo các Rules tự động phân chia email về dựa vào địa chỉ email hay nội dung hoặc từ khóa trong titlte.

>>xem thêm: Giải pháp email doanh nghiệp

Tận dụng thời gian rảnh rỗi để xử lý những email không quan trọng.


Khi có thời gian rảnh rỗi, bạn nên kiểm tra trước email đến hộp thư của mình để có một cái nhìn tổng quan và có thể xử lý luôn một số email không quan trộng ngay thời gian rỗi đó. Cách này sẽ giúp bạn dễ dàng và nhẹ nhàng hơn khi thực sự ngồi trước máy tính để trả lời email.

Dành một khoảng thời gian cụ thể để trả lời email.


Liên tục kiểm tra hộp thư có thể khiến bạn mất tập trung xử lý công việc hiện tại vì những email mới thường mang tới những nhiệm vụ mới có thể cấp bách hơn. Việc này khiến chúng ta trì hoãn những email cũ và danh sách “email chưa đọc” có thể chồng chất lên. Do đó, cách tốt nhất để không bỏ lỡ bất kỳ email là dành một thời gian cụ thể tập trung hoàn toàn vào việc “giải quyết” hộp thư của bạn.

Việc đánh giá mức độ quan trọng của email đôi khi rất cảm tính và chủ quan và nếu thực sự công việc có tính cấp bách thì kèm theo email thường là một cú điện thoại. Vì thế, đừng ngần ngại là có thể bỏ sót một email nào trong buổi làm việc. Điều cần làm là dành ra trong lịch làm việc đầu buổi sáng, hay đầu buổi chiều để check mail và có phương án giải quyết hợp lý.

Quyết định nhanh bạn có cần trả lời hay không.
 

email marketing
Email marketing.

Một cách rất đơn giản để tối giản thời gian xem email là bỏ qua những email không có giá trị. Hãy di chuyển chúng vào phần lưu trữ hoặc thậm chí là xóa luôn những email mà ngay từ tên người gửi hay tiêu đề và câu mở đầu chứng tỏ bạn không nên dành thời gian để đọc chúng.

Trả lời email ngắn gọn và súc tích.


Bạn có thể tiết kiệm thời gian hiệu quả bằng cách trả lời thẳng vào vấn đề. Tuy nhiên, khi trả lời một email bạn phải truyền tải đầy đủ ý kiến của bạn. Việc này phụ thuộc vào kỹ năng viết email của bạn.

Một số khảo sát về email marketing cũng cho thấy tiêu đề email, địa chỉ email doanh nghiệp cũng là yếu tố quan trọng giúp đánh giá mức độ cần thiết của email. Vì vậy, khi trả lời email, bạn cũng cần phải tuân thủ các nguyên tắc phù hợp. Không đặt tiêu đề quá dài chỉ nên gói gọ trong 30-50 ký tự.

Đừng “lạc” trong những email về ưu đãi, quảng cáo.


Không phải quảng cáo là xấu, đôi khi chúng rất hấp dẫn, nhưng bạn đừng để bị đi lạc vào nhừng lời mời chào đó. Bạn cũng đừng xóa email quảng cáo, vì biết đâu trong đó có email của Yoco Building gởi cho bạn mà đang lúc cần tìm một vị trí văn phòng thuận tiện hơn thì sao?

Một cách khác là không sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp văn phòng để đăng ký thông tin tại các cửa hàng, hay dịch vụ nếu bạn không muốn bị quá tải với hàng tá email gửi đến mỗi ngày.

Cài đặt email tự động trả lời khi bạn nghỉ phép dài hạn.


Những kỳ nghỉ phép là cơ hội để bạn thư giãn và nghỉ ngơi để tiếp thêm năng lượng cho công việc. Nhưng khi trở về sau một kỳ nghỉ phép dài hạn bạn thường bắt đầu công việc ngay lập tức cùng với một núi của các email chưa đọc.

Một mẹo nhỏ là hãy Thiết lâp email tự động trả lời cho đến ngày đầu tiên bạn quay trở lại. lúc này, bạn có thêm một ngày để kiểm tra những email chưa đọc và nhanh chóng bắt kịp tiến độ công việc hiện tại.

Hạn chế gửi email nếu có thể.


Khi viết email và trả lời, bạn nên chuẩn bị đầy đủ các câu hỏi ở mọi phương diện liên quan để hạn chế những thắc mắc về sau có thể có. Và nếu trong email có câu hỏi mở thì việc trả lời qua lại để giải quyết một vấn đề có thể mất hàng chục lượt mail.

Ngoài ra, có thể đánh giá mức độ và thay thế một email bằng một cuộc điện thoại có khi lại hiệu quả và nhanh chóng giải quyết sớm công việc hơn bạn nghĩ. Như vậy, bạn có được các thông tin cần thiết một cách kịp thời.

Biến email thành mối quan hệ thật sự tại sao không?
 

Biến email thành mối quan hệ
Biến email thành mối quan hệ.

Trong cuộc sống mỗi người đều có những may mắn nhất định, có nắm giữ được không hay để tuột mất câu trả lời nằm chính ở bạn. Trong quá trình lập nghiệp chắc chắn ai cũng hơn một lần nhận được sự giúp đỡ của người khác. Đó có thể là sự giới thiệu bạn tới những doanh nghiệp mà bạn mong muốn được hợp tác. Vậy làm thế nào để biến mối quan hệ từ sự giới thiệu trên email ấy thành mối quan hệ hợp tác ngoài đời thực? Sau đây là những kinh nghiệm để bạn có thể xử lý tình huống một cách dễ dàng.

Phản hồi lại lời giới thiệu email nhanh nhất có thể:


Khả năng nắm bắt của những doanh nhân đẳng cấp rất nhanh nhạy, với họ “thời gian là vàng” và họ luôn coi trọng những người biết quý trọng thời gian. Họ sẽ đánh giá thái độ, thiện chí và khả năng giao tiếp của bạn thông qua việc trả lời email sớm hay muộn. Nếu bạn chưa biết cách phải trả lời mail ra sao thì chỉ trong vòng vài phút trôi qua đã đủ cho họ không thiện cảm với bạn nữa rồi. Vì vậy, hãy cố gắng trả lời nhanh nhất có thể và tuyệt đối không nên để qua ngày hôm sau.

Hồi đáp kịp thời khi được yêu cầu thông tin:


Có rất nhiều điều cần được ưu tiên trong cuộc sống này, nếu họ nhận thấy ưu tiên của bạn là dành cho họ chắc chắn bạn sẽ được ghi điểm. Vậy nên, khi được yêu cầu cung cấp thông tin hãy phản hồi nhanh nhất có thể để họ biết rằng bạn đang ưu tiên và trông chờ vào doanh nghiệp đó.

Trong thư trả lời đầu tiên, thêm email người giới thiệu trong dòng bcc.


Không có gì tồi tệ hơn khi bị cc qua lại, đặc biệt là khi lên lịch họp với một công ty khác. Khủng bố hộp thư của một ai đó với những email không thích hợp ngoài thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp, bạn còn làm lãng phí thời gian của mọi người.

Kiểm tra kỹ phần trả lời của mình trước khi gửi:

Dù rằng phải trả lời mail nhanh nhất nhưng không có nghĩa là soạn xong và gửi ngay lập tức. Phải dành thời gian để đọc lại xem có sai chính tả hay không, câu văn như thế đã được chưa. Một email cẩu thả sẽ khiến người khác đánh giá không tốt về mình, liệu họ có thể hợp tác với một người cẩu thả như vậy không? Để tạo email ấn tượng, hãy cho họ thấy sự sắc sảo trong câu chữ của mình, sự thông minh, khoa học, tỉ mỉ trong cách sắp xếp và để họ thấy hợp tác với bạn là một cơ hội.

Trình bày nội dung email ngắn gọn, súc tích:

Chỉ trong một vài câu nhưng nếu bạn làm bật lên được những gì muốn nói sẽ tốt hơn là bạn viết tràn lan đại hải nhưng đọc xong người ta vẫn không hiểu bạn muốn nói gì.

Nếu được hẹn gặp gỡ hãy nắm lấy cơ hội:

Khi được doanh nghiệp hẹn, không có lý do gì để bạn hủy hẹn hay thay đổi lịch cả. Bạn là người bán hàng, bạn cần khách hàng chứ khách hàng không có bạn thì vẫn có rất nhiều nơi khác. Vì vậy, buổi gặp rất là quan trọng, quyết định phần lớn bạn có hợp tác được với họ hay không.

Đừng vội phán xét:

Hãy nhớ rằng cuộc gặp gỡ đầu tiên là cơ hội để bạn cũng như của những người tham gia hiểu rõ hơn về nhau. Tuy nhiên, hãy tạm thời chưa đánh giá! Bởi đôi khi nhận xét dựa trên ý kiến chủ quan, cũng như ấn tượng ban đầu sẽ chưa hoàn toàn chính xác. Cứ chờ thêm đi, còn rất nhiều điều thú vị chờ đón bạn phía trước!

Khi có kết quả:

Khi có những thay đổi tích cực, hãy gửi email thông báo cho người đã giới thiệu. Thậm chí chỉ đơn giản bày tỏ sự cảm ơn với họ! Email không cần quá dài, chỉ cần một vài câu ngắn gọn chia sẻ kết quả. Một thông báo tích cực có thể giúp bạn nhận được những lời giới thiệu với những bên khác nữa.

Tại sao công ty bạn nên sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp?
 

Biến email thành mối quan hệ.
Biến email thành mối quan hệ

Email doanh nghiệp đã và đang là một trong những công cụ làm việc không thể thiếu cho nhiều doanh nghiệp trên toàn thế giới. Tuy nhiên, hiện có rất nhiều loại email đang được sử dụng rộng rãi như: gmail, hotmail, yahoo, email hosting đâu là dịch vụ tốt nhất mà doanh nghiệp nến sử dụng?

Đa số những doanh nghiệp hiện nay đều chọn dùng những dịch vụ email chuyên nghiệp theo tên miền, để có thể quản lý được toàn bộ các tài khoản email trong một hệ thống của mình và nâng cao giá trị thương hiệu công ty thông qua email tên miền của doanh nghiệp. Với dịch vụ email doanh nghiệp chuyên nghiệp của VSMail giờ đây, các chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng hơn khi muốn quản lý cùng với kiểm soát được toàn bộ mọi email của nhân viên.

Dù là doanh nghiệp có quy mô nhỏ hay lớn thì số lượng các email gửi đi và nhận đến cũng vô cùng lớn, do đó, việc kiểm soát được toàn bộ chúng là rất khó khăn. Với dịch vụ email doanh nghiệp thì khác, bạn có thể kiểm soat được toàn bộ mà không gặp nhiều khó khăn với việc phân loại các email ra theo người dùng hay là nội dung mail có đính kèm các tệp tài liệu không. Ngòai ra, bạn cũng có thể sắp xếp các email theo các mức dung lượng để thuận tiện hơn cho việc tìm kiếm.

Khi thiết lập email nội bộ, bạn dễ dàng kiểm soát được mọi email của một hệ thống mà không tốn quá nhiều thì giờ cho việc luôn kiểm soát các loại email này, hay khi cần lục soát lại một email từ rất lâu rồi thì bạn có thể kiểm tra lại một cách nhanh chóng hơn.

Tùy theo vào quy mô của các công ty và nhu cầu cần sử dụng mà bạn nên chọn cho mình các gói dịch vụ email chuyên nghiệp thích hợp để không gây lãng phí. Dịch vụ mail công  ty của chúng tôi có giao diện dễ sử dụng, thân thiện với người dùng và dễ dàng thao tác. Cũng vì vậy mà nó là lựa chọn của rất nhiều các doanh nghiệp hay là các cá nhân hiện nay khi muốn quản lý email của doanh nghiệp mình hiệu quả hơn.

Tags: email doanh nghiệp google, email doanh nghiệp miễn phí, gmail cho doanh nghiệp nhỏ, dịch vụ email doanh nghiệp, mua email doanh nghiệp

Đăng nhập để post bài

Quảng cáo










Học tiếng Hàn